共有フォルダには、レコード同様に「所有者(所有権)」が存在します。共有フォルダの所有者(所有権)の変更について説明します。
前提
共有フォルダの所有者＝共有フォルダの作成者となります。チームに所有権を付与することはできません。
共有フォルダの所有者(所有権)は変更可能？
共有フォルダの所有権について、ボルト上で他のユーザーに権限を変更することはできません(記録単体であれば、事前の所有権の譲渡が可能)。
しかし、所有者のアカウントを削除する前に「アカウント移管」を実行することで、アカウント移管先のユーザーに、所有権を変更することが可能です。
アカウントを移管せずに、共有フォルダの所有者を削除した場合はどうなる？
- 共有フォルダは引き続き利用可能。
- ただしその共有フォルダは、所有者がいない共有フォルダとなります。
- 共有フォルダがゾンビ化されたとしても、共有フォルダは引き続き利用できます。
- 共有フォルダ内のレコードの権限は、基本的に編集できません。
- レコードの権限は、共有管理権限が付与されているユーザーであれば変更可能です。
- Share Admin(共有管理権限)の詳細は下段に記載。
- 共有フォルダのユーザーの権限は、共有先ユーザー・チーム全てに「共有先とレコードの管理」が自動で割りあたります。
- 共有フォルダが共有されているユーザーおよびチームの権限が「管理権限」だったとしても、共有フォルダの所有者を削除した場合は、全ての共有先ユーザーおよびチームの権限は「共有先とレコードの管理」に昇格します。
- 意図せず、上位の権限が付与されてしまうので、ご留意ください。
なお、共有フォルダ情報このように表示されます(フォルダのiマークから確認可能)。
Share Admin(共有管理権限)でできること
Keeper には、Share Admin(共有管理権限)という機能があります。所有者が不在の共有フォルダに対して、Share Admin権限を付与されているユーザーは、以下のような権限を持ちます。
- 共有フォルダ内のレコードの管理権限「編集と共有設定」と同等の権限
- 共有フォルダのユーザー管理権限「共有先とレコードの管理」と同等の権限
- フォルダのデフォルトの権限の変更
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共有フォルダの削除
なお、Share Admin権限を持っていたとしても、共有フォルダを共有されない限りは、該当の共有フォルダにアクセスできません。
フォルダを正しく運用するためには
フォルダの所有者のアカウントが削除され場合は、所有者がいないフォルダとなります。引き続き、フォルダは利用可能ですが、共有先ユーザーおよびチームに、最上位のユーザー管理権限が付与されてしまう可能性があります。そういった事態を回避するためにも、必ずアカウント移管を実行してください。